仕事の強化書

仕事ができる人は徹底してる!?プロジェクト進行の「よくあるお悩み」は『WBS』で解決!

年の瀬も迫ってきて仕事も飲み会も立て込みがちな今日この頃、いかがお過ごしでしょうか?
私の周りの飲み会では仕事の愚痴やら悩み大会が始まることがあるのですが、年代的に人を纏める仕事が増えてくると、「プロジェクトがうまく進まない」「思うように人が動いてくれない」という悩みや愚痴がたくさん。。。詳しく聞いていくとだいたい以下の4つのお悩みに集約できるなと思いました。

  1. ゴールは提示されたけど、何をどうしていいのかイメージがわかない。どこから手を付ければよいのやら…。
  2. チームメンバーが思うように動いてくれない。作業分担が苦手で、メンバーがいるのに気がつくと全部自分が動くはめになる。自分が5人いたらいいのに。
  3. 作業を進めてみたら二度手間や、無駄な作業が出てきちゃって全然効率が上がんない
  4. 気が付くと〆切間近で驚愕する!まだこんなに積み残しがあるのにー!

ふむふむ、なるほど。

でも、それってWBS作って進捗管理してないんじゃない?

WBSがわからない?WBSは簡単に言うと

「プロジェクトを進めるときに、やらなきゃいけないタスク(作業)を細かく洗い出して、誰が・いつ・何を・やればいいか共有できるようにするもの」です。

このWBSを作ってスケジュールに落とし込むと、この4つのお悩みは解決できると思うのです。なので、今回はこのWBSを作るとどんなメリットがあるのかについて書いてみたいと思います。きっと、この記事を読んでWBS作成の手順を知ってもらえればプロジェクトをストレスなくかつ確実に進めることができると思います。「仕事ができる人」に一歩近づくはずです!

WBS(Work Breakdown Structure)ってなんだろう?
プロジェクトを理解し管理する上で、プロジェクトの各工程を各担当者の作業レベルまで展開し木構造にまとめたものである。どのレベルまで展開するかはプロジェクトの全メンバーが作業内容を「具体的に〇〇をする」と理解できるレベルまでに分解するのが理想であるが、最低でも作業担当者とプロジェクト管理者の理解が得られるレベルまでは必要である。
WBSはガントチャートやPERT図に展開してプロジェクト管理に使われる。
【出典元:ウィキペディア

プロジェクトの作業イメージを作ろう~WBS作成(タスク出し)~

【お悩み①】
ゴールは提示されたけど、何をどうしていいのかイメージがわかない。。。どこから手をつければよいのやら・・・

まずは大雑把でいいので、大きな塊で自分以外の人がやることも含めて、ゴールにたどり着くのに必要なこと(=タスク)を書き出してみましょう。このタスク出しのとき、一人で完結せずに実作業を一緒に行うメンバーの意見も聞き、作業をイメージしながら作るのが大切です。チーム全体でこの作業を行うことで、「自分は何の作業をすればいいのかな?」ということを一人一人が考えることができるのがポイント!誰かが一人で作ってみんなにチェックしてもらうよりは、喧々諤々話しながら完成させた方がイメージの共有ができるし、細かく洗い出すことができると思います。
細かすぎるかなと思うことでも上げてもらうことで、作業の取りこぼしが予防できるのです。またタスクを考える中で、「これ誰がやるの?」「これやるためにアレが必要じゃない?」と、芋づる的に検討事項も出てきます。

結果、以下のことができているはずです。
・ゴールを達成するための必要な検討項目や作業内容を洗い出せる
・メンバーが作業イメージを共有できる
・全体の作業工数がイメージできる

つまり、
『WBSを作ることで、メンバーでゴールまでの道筋やボリュームのイメージを共有して、具体的な作業に落とし込むことができる』
これで何をどうするか、全体的なイメージはばっちりですね。

誰が何をやるか最初に決めてしまおう~作業分担~

お悩み②
チームメンバーが思うように動いてくれない。作業分担が苦手で、メンバーがいるのに気がつくと全部自分が動くはめになる。自分が5人いたらいいのに。

「タスク出し」で出したタスクの担当者を決めましょう。この時、作業をする人とチェックをする人を明確に決めておくとよいと思います。「一人で抱え込むより、みんなで荷物を分け合える下地を作る」ことを一番にしてみましょう。また、この作業を進めると社内のリソース(能力的リソースや人的リソースなど)では対応できないことも明確になります。なので、いつまでにどの会社に依頼する必要があるのか?いつまでにやってもらう必要があるのか?といったことも明確になります。
主担当者が決まっていれば、「これ誰がやるんだっけ?」という理由での作業の取りこぼしがなくなります。さらに、作業ボリュームのバランスも一目瞭然なので、誰かに作業が偏り過ぎていても検討段階で作業バランスの調整ができるのです。

この作業によってこんなことができるようになります。
・都度作業指示をしなくても、誰が何をやるか最初に決められる
・作業の取りこぼしを予防できる
・個々の作業バランスの調整ができる

つまり
『WBSに担当割をつけることで、タスク単位で責任範囲が明確化されて、みんなが自分のやることを把握して動ける』
これで、作業も管理も一人で全部背負い込むことから、解放されますね。

効率的な作業の進め方を組み立てよう~スケジュール作成~

お悩み③
気が付いたら二度手間や、無駄な作業が出てきちゃって全然効率が上がんない・・・

さて、作業工程と担当者が決まったところで、このWBSをスケジュールに落とし込みましょう。スケジュールに落とし込む時には、3つのポイントを意識する必要があります。

  1. 「同時進行や、作業を纏めてできるものがあるか?」
  2. 「優先順位は?」
  3. 「納期に間に合うようにするために必要な人員は?」

スケジュールはキツキツのミチミチにせずに、多少余裕がある箇所を作って、イレギュラー対応を吸収できるようにしましょう。しかし、現実的にはどうしても納期ギリギリになってしまうことがよくあります。なので、同時進行できるものがないか?まとめて作業できるものはないか?といったことを考え作業順序の組み換えを行います。そうすると自然と作業の優先順位も決まってきますし、いつどれだけの人員が必要なのか?といった点も明確になり、効率的に作業を進めることができるようになります。

この作業によって下記のことができるようになります。
・二度手間のない、作業順序の組み立てができる
・同じような作業を纏めてするなど、効率を上げる検討が事前にできる
・納期までどう効率的に動くかのイメージが、より明確化される

つまり
『WBSをスケジュールに落とし込むことで、納期までの進め方をより効率的にできる』
これで作業の取りこぼしや、無駄が省けて作業効率を上げることができますね。

作業が予定通り進んでいるか確認しよう~進捗管理~

お悩み④
気が付くと〆切間近で驚愕する!まだこんなに積み残しがあるのにー!

スケジュールを立てている人でも、作業が立て込んでくると進捗管理がおろそかになるもの。しかしそこが落とし穴です。作業が遅れ始めても気がつけないと、後れを取り返す対策も立てられずに気がつくとえらいことになったりします。なので、スケジュールにはタスク毎に進捗率をつけて、作業が遅れがちになったら都度こまめに立て直しを図る必要があります。そして、こんな時にもWBSは役に立ちます。

各タスク毎に進捗率が記載されたWBSを作っておけば、全体の進捗管理はもちろんのこと、遅れがちなタスクと余裕のあるタスクが視覚化されます。そして、タスク毎の人員が見えているので、遅れがちなタスクのほうに人員を割くなどして人員のバランスをとることもできます。進捗管理をする中で、全体的に余裕があるときには、有事に備えて作業を前倒しすると心と時間に余裕が出ます。

WBSで進捗管理を行えば、
・全体やタスク毎の作業進捗がわかる
・人員のバランス調整ができる
・遅延する前に立て直しを図れる

つまり
『WBSを活用した進捗管理で、プロジェクトの進捗を正しく把握することが可能になる』
これで納期間際になって、積み残しの多さに慌てる心配が減りますね。

私がチームで仕事を進めるにあたって必要だと思う心構えは、「みんな他人の寄せ集め」という認識を持つことです。プロジェクトは、理解度やイメージの持ち方も、業務の進め方も、スピード感も違う人たちが行うものです。なので、それら異なる認識を合わせることをしないとプロジェクトは上手く進みません。そんなとき力を発揮してくれるのがWBSだと思います。ぜひWBSをご活用ください。

最後に、今回ご紹介したWBSを作って活用することで実現できる4つのポイントをまとめました。

■メンバーでゴールまでの道筋やボリュームのイメージを共有して、具体的な作業に落とし込める
■タスク単位で責任範囲を明確化して、バランス感をもってそれぞれが自分のやることを把握して動ける
■納期までの進め方をより効率的にする検討が最初にできる
■プロジェクトの進捗を正しく把握して、調整をかけられる

これでお悩みも一気に解決!とまではいかないかもしれませんが、状況が整理できて突破口は開けるのではないでしょうか。試したことがない方は、ぜひお試しください。

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