コンサルタントのコラム

会議をスムーズにすすめる!WEB会議用アジェンダシート

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ちょうど1ヶ月ほど前に「Web会議、10のコツ」という記事を公開しました。

弊社では、今や全社員ほぼすべての仕事がリモートワークになっています。リモートワークに移行しやすかったと業務が多かったということもありますが、それでも全社員フルでリモートワークへの移行にはいろいろ試行錯誤がありました。

中でも、会議の品質をどう保つかというのが一番のカギでした。

オフィスワークでは、ちょっとした隙間時間に対面で話すことで、相手の理解の補足や確認ができていましたが、リモートワークではなかなかそうもいきません。

そこで、用意したのが次のシートです。
WEB会議の前にこれらシートを用意し、必ず事前に会議参加者に展開し目を通すことをルール化してみました。

おおよそ記入すべき項目は下記です。

・会議体(会議の種類は何か)
「情報共有」の会議なのか「意思決定」なのか「アイデア出し」なのかといったところを記載します。

・会議のゴールは何か
会議体としてのゴールをどこに置いているか、会議の内容それぞれによって異なるためそれを記載します。

・資料はあるか(アジェンダ、配布資料)
添付する資料の有無、資料がある場合は共有のフォルダへのリンクなどを記載します。

・会議の項目
検討事項、協議事項やその内容、会議中のメモ欄、回答や対応など決定事項、ステータス欄、対応担当者や期日などを記せるようにしておきます。検討事項や内容はWEB会議前までに記載しておきます。

このようなシートを作成し、事前に展開します。

会議ではいきなり本題に入るのではなく、このシートをアジェンダ代わりとし、今日の会議の位置づけを明確にします。会議中は添付資料を画面共有することもありますが、必ずこの資料に立ち戻って1つの項目が終わると同意内容や対応事項を記入していきます。

すべての検討事項が終わり、会議を終了する際には頭から再度確認を取ることも徹底してみました。特に、ネクストアクションの部分は念入りに行います。

シートにしてみたことで分かったのは、これはWEB会議+リモートワークだから特別という訳ではなくリアルの会議でも行えた方が良いことだろうなということ。リアルワークに戻った暁には取り入れて見ようと思います。

なかなかリモートワークのWEB会議に慣れない方一度試してみてください。

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行動デザイン#1

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