テレワークをやってみて分かった！！「Web会議、10のコツ」
新型コロナウイルスが猛威を奮う中、急遽在宅勤務となり、メールやチャット共有ツールとともに、「Web会議」を活用する機会が増えている人も多いことでしょう。“慣れていない”“戸惑っている”という人に向けて、社内・外を含むメンバーとの「Web会議」がストレスなく運用できるコツをまとめました。10のコツを参考に、在宅でのWeb会議の円滑化につなげてください！
- 目次＆10つのコツ
1.ツールの決め方は多数決でOK
Web会議用のツールは、進めやすい任意のフリーで使えるツールでOKです（Skype、Googleハングアウト、Zoom、Wherebyなど）。
例えば、すでにSkypeなどアプリをインストールしているツールがあるならそれで大丈夫です。なければ、アプリをインストールせずに使えるツールでもOKです。使う側の環境の相性はありますが、特に大きな違いはありません。例えばWhereby（ウェアバイ）は、任意のアルファベットの文字列を登録したら、それがWeb会議用のURLとなり運用可能になります。ファシリテーターがURLを用意しておき、参加メンバーに所定のURLを案内さえすれば準備完了です。近しい相手との1対1ならFacebookメッセンジャーという手もあるでしょう。
会社によっては、セキュリティ対策で使えるツールが限定される場合もあると思いますので、指示に従いましょう。
ツール名・・・会議をする方法や制限など
・Skype・・・［会議］ボタンを押し、通話リンクを生成して、メンバーにURLを共有。背景をぼかす機能あり
・Googleハングアウト・・・［ビデオハングアウト］でURLが発行されるので、メンバーにURLを共有。
・Zoom・・・無料ベーシックプランは、参加者3名以上で40分間まで制限あり
・Whereby・・・無料プランは、参加者4名まで。日本語未対応。
※機能やプランの制限は変更になる可能性があります
ツールによっては、会議中の録画ができるツールもあります（Zoomなど）。会議の内容を後で振り返ったり、議事録としてまとめなおす必要がある場合は、録画機能付きのツールを選ぶと良いでしょう。
2.「電話に比べて便利」くらいの心づもりで利用する
Web会議に慣れていないと、日頃の一同に介した会議と比べて不満を感じる人が出てきます。ファシリテーターの立場だと、画面越しの分、リアル会議ほどの手応えを参加メンバーから感じづらいかもしれません。PC画面、スマートフォン画面越しだと、音声などうまく耳に入ってこないこともあるでしょう。そこで、デメリットよりメリットに意識を置いてください。
聞こえづらい、慣れてなくてやりづらいではなくて、在宅状態なのに相手の顔を見ながら、しかも同一資料を画面共有しながら進行できる利点を活かしたいところです。
3.優先的に確認したい項目を洗い出しておく
メールやチャットツールで確認できることを、わざわざWeb会議の場で議論しないようにします。なるべく、微妙なニュアンスを口頭で説明したいなど、込み入った項目の確認を優先する場にしましょう。ファシリテーターは、参加者に対して「絶対この場で確認したいこと」を事前に洗い出し、会議冒頭で必ず確認したいところです。余力があるなら、会議開始前に参加者宛に箇条書きで確認事項を共有しておくことがオススメです。
4.最初は1対1がオススメ
これまで社内での運用がなかった、少なかったという不慣れな条件が揃っていれば、本人も参加者も互いに慣れるまでは1対1で始めてみましょう。限られた人数での経験を重ね、一通りの使い方やWeb会議の感覚をつかんでください。Web会議は慣れとツールの相性で快適度合いが左右されがちだからです。
5.開始時間に余裕を持たせておくこと
特に3人以上の同時会議が必要な場合、開始タイミングの工夫をします。例えば、開始時間にバッファを設けるようにしたいところです。（会議開始の10分前くらいからファシリテーターは待機しておく、など）。多人数になると、誰か一人でも通信環境の不備、PC本体やアプリ側の不調などでアクセスできないと、会議が始めづらくなります。約束の時間から始められない、などの弊害も出て、不調を起こしてしまった側も思わぬプレッシャーがかかります。不測の事態を想定し、余裕を持った運用を心がけましょう。
6.出席は「顔出し」なしでもOKにする
意外と大事なポイントです。特に女性に対しては配慮を心がけましょう。わざわざWeb会議という人前に出るからと、顔出し用で身だしなみを整える時間を参加者に取らせるべきでしょうか？ もちろん、必ず顔を出したWeb会議があっていいですが、毎回でなくてもいいはずです。女性に限らず、当日のコンディション不良なども考えられます。口に出さないだけで、顔出しに抵抗感のある人は少なくありません。ファシリテーターは気を利かせて事前にルール化して、参加者の心的負担を軽くしておきましょう。
7.いつでも「聞こえない」「よくわからない」と言えること
直接対面しているわけではありません。微妙な顔色の変化、醸し出す雰囲気はつかみづらいですし、相手を見ながら、反応を探りながらの進行はリアル会議に比べてしがたいです。通信環境によって、音が割れたり、部分的に聞こえづらかったりということが起きやすいです。決まりごととして、「聞こえない」「よくわからない」といった声を気軽に伝えてOKとしておきましょう。補完の意味で、Web会議中はチャットツールなども併用してください。説明者も、リアルでの会議より少しゆっくり間を置きながら進めると良いでしょう。
8.資料やレジュメのナンバリングは必須
中には、スマートフォン環境でしか接続できない人を考えると、可能なら事前に会議用のデータを事前送付しておきます。会議中は互いに同じ場にいないからこそ、「どの箇所、どの部分を説明しているか」がすぐ共有できるように、資料やレジュメのナンバリングが必須です。意識しすぎるくらい、何ページのどこを説明しているかを伝えることで、参加者の前向きな参加状況が変わります。スマホ環境で「画面が小さいから共有画面も見えづらい」という弊害を、なるべく進行や説明側がクリアし、フォローしましょう。
9.会議参加者に求められる協力的な姿勢
3人以上の会議の場合、その都度、メンバーの反応を確認すると確実です。例えば、1項目を話し終えた後に、ファシリテーターが1名ずつ指名して意見交換します。ここでの意見交換とは、無理に意見を引き出すことが狙いではなく、話が聞こえているか、伝わっているかを確認できることを指します。「わからなかった」「特にありません」という返答でもOK、その都度ちゃんと聞こえているか、伝わっているかを確認できるようにすると良いでしょう。
10.在宅環境でのWeb会議に期待し過ぎない
在宅勤務の状態をフォローするWeb会議は、参加者の環境がまちまちです。繰り返しますが、参加者が増えるほど、不都合が起きる可能性も高まります。チーム状況や日頃の業務上のコミュニケーションによっても、運用のハマり方が変わります。「Web会議だと仕事にならない」ではなくて、参加者に「家にいながら、少しでも仕事のやり取りができた」と前向きに受け止めてもらえる運用となるように、ファシリテーターは注力してください。
いかがでしょうか？ 運用の工夫次第では、リアル会議以上に効率的で、意思疎通の確認がしやすい場合もあります。10のコツすべてを無理に取り入れようとせず、現状に足りない要素や運用の助けにつながると判断した項目から、まずは実行してみてください。
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