コンサルタントのコラム

「仕事が早い人」になる。スピードアップのために今日から始めること!

「働き方改革」とよく耳にしますが、業務は減りませんよね。むしろ増えていく一方だったりしたりしなかったり…。
でも同じような作業をしながらも、仕事の早い人がいますよね。
さくっと仕事を終わらせていて羨ましい。見習いたい気持ちはありつつ、どうにも業務が終わらない。仕事が早い人を横目で見つつ、単純に「あの人は仕事が早くていいなぁ」で片付けていませんか?

仕事が早い人には早い理由があるものです。
何を工夫しているのか、ちょっと覗いてみませんか?
今回は、私が実際にやってみてスピードアップしたものと、社内で効率が上がった!と耳にした方法を3つご紹介します。

目次

やるべきことを棚卸して、小さい粒から片付けよう~難易度&優先順位付け~

「敵を知り己を知れば百戦危うからず」です。
まずは自分がやらなければいけない業務を整理しましょう。
きちんと業務を整理すれば、「これは人にお願いしても大丈夫かも」を切りだして、余裕のある人にお願いすることもできます。

自分で進める業務もいつが締切なのか、その締め切りは動かせるものなのか否か、どのくらいの時間を要する業務なのか、集中してやらなければいけない作業か片手間でもできそうなものなのか、所要時間と難易度を整理してみましょう。

その上で、30分単位で時間を切って、〆切があって「1単位で終わるもの」から片付ける。
想定より長くかかる場合には、順番を入れ替えて一つでも多く「終わった仕事」を作ることで、本当に時間が必要な業務を集中して行えます。

難易度が図り切れないものは、「一旦手を付けてみる」という方法で順位付けしましょう。「手を付けてみたらすぐ終わった」なんてこともありますよ。
逆に「手を付けてみたら意外と大変で時間がかかってしまいそう」という業務は、一旦順位を下げるのもポイントです。
柔軟に対応することで、仕事の効率は上がっていきます。

パワポのレベルアップ!スピードも向上!~パワーポイント図表スクラップ集~

「見やすい」「わかりやすい」「よく使う」この3ポイントを押さえた表組みやパーツをスクラップファイルを作って保存しておきましょう。
企画書などの資料を作る際に、そのスクラップファイルからパーツを持ってきたり、どんなふうにまとめたらいいか悩んだときに、パーツを眺めてどんな表現が分かりやすいか検討したりすることができます。

簡単な例としては「PDCAサイクル」「SWOT分析」「3C」「概算スケジュール」など、頭の中の整理にも役立つので単純にコピーするのではなく、一度意味を考えながら自分で作る工程を行ってみるとよいでしょう。
この他にも手前味噌とはなりますが、マーケの強化書でダウンロードできる「データ活用プロジェクトの立ち上げ用のワークシート」等にも様々な資料に流用できるパーツがたくさんあります。

「図形を並べたものだし、資料を作るときに作業すればいいじゃないか」と思われるかもしれませんが、この地味な作業を短縮できるとその分中身を深く考える余裕が出てきますよ。

 

誰がやっても時間のかかる作業には裏技がある!~裏技検索テクニック~

誰もが経験していそうな「凄く地味に時間がかかりそう、でもきっと効率のいいやり方があるはず」という作業は大概効率化されているものです。そして優しい誰かが、それをネットに上げてくれているのが現代の素晴らしいところ。
地味に時間がかかる作業が発生した時は、まず5分だけ検索に時間を使いましょう
そして裏技的な方法を検索するときは、「やりたい事」で検索をかけるのは当たり前。でもその先の作業も見越して「やりたい事+そのあと使える方法(または自分が得意な方法)」で検索をかけることで、より使い勝手の良いすぐに使える裏技にたどり着くことができます。

ちなみに私が最近直面した実例ですが、あるフォルダの中にある大量のデータファイルの一覧を作るという作業が発生しました。
テキストで吐き出されると一覧化するのが大変。「一覧を作って情報整理するならばexcelを使おう」ということで、早速「フォルダ内のファイル名を取得 一覧 Excel」で検索してみました。
するとコマンドを使ったやり方やVBAを使ったやり方、簡易ツールなどを使ってエクセルにフォルダの階層とファイル名を吐き出すやり方が見つかりました。

やりたい事だけで検索をかけても答えにたどり着けますが、このように想定する手段に関するキーワードを追加して絞り込まれた検索をすると、より自分にマッチした解決方法が検出されるというわけです。

まとめ

すべてすぐ始められる、ほんの少しの工夫ですが、大切なのは余裕があるときの時間の使い方と意識の持ち方です。

日頃から自分の業務を仕分けて把握しておくと、自分のやっている業務はどういうパーツで成り立っているのか、仕事の切り分けが自然にできるようになります。パーツ単位でどこに時間がかかるか想定できると、いざ時間単位で業務の優先順位をつけるときの概算時間が出せるようになります。

図表のスクラップも、実際の使用用途を考えながら自分で書き出してスクラップしていくことで、そのスクラップされた図表に関連する知識はあなたのものになります。手に入れた知識は、考えを表現する武器にもなるでしょう。

裏技的な検索も重ねていくことで、知りたい情報にたどり着けるキーワードセンスがついていきます。また一度調べた裏技は、その先も業務を効率よく進める助けになります。

忙しくなる時を見込んだ普段の準備こそが自分を助けると思って、ちょっと余裕のある時は頭の整理と情報の積み重ねに時間を割いてみませんか。

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