「会議がつまらない」とぼやく前に！ビジネス会議のためのコミュニケーション術

Ｔ

ビジネスに会議はつきものですが、会議で悩んだり、ネガティブに感じている人は多いですよね。僕もそうです（苦笑）。「ああ、何だったんだろう。さっきの会議は……」と思うことがよくあります。さらに言えば、コロナ禍でリモートワークになったこともあり会議自体が増えている印象もありますね。

田代

確かに増えていますね。朝から夕方までずっと会議が続くみたいなことも。移動もないのでこなせてしまうのですが……会議に参加することが多くなったこともあって、良い会議と悪い会議の差が目につきますね。漠然と参加する意識を捨てることで結構変わるような気がします。会議に慣れてない方は、会議への臨み方のコツをつかんで「慣れる」しかありません。そこで、最初に立ち戻ってビジネスの会議体について整理してみます。会議体の違いで、準備の中身が変わるような気がします。

Ｔ

たしかに、一言で「会議」と括るのは雑かもしれません。

田代

ビジネス上の会議体は内容はともあれ、大きくは3ないし4つに分けられるかなと思います。

1　報告をするための会議
2　アイデアを出すための会議、議論するための会議
3　議題やテーマに即して、決定（結論）を求められる会議
4　面談もしくは面接

4は、社内の1on1MTGのような面談や転職活動などの面接を指しています。広くビジネスという点では含めていますが、今回はより現場に近い状況を優先して1〜3を中心に考えたいです。

Ｔ

会議の前に、これから臨む会議体が1〜3のどれかを考えておく、と。

田代

はい。加えて、自分の立場が関係します。会議を主催して議事進行する側なのか、会議に招かれた側であるのか？

Ｔ

主催側か参加側かで、会議で求められる役割が違いますね。目的や立場を整理して臨めるだけでも、漠然とした意識が引き締まってくるような気がします。

田代

会議を招集する際、召集される際。まず最初に「会議体が何か？　会議の目的をはっきりさせる」「自分の立ち位置を鮮明にする」、これら2点の整理を必ず行うこと！　上記を行うことで、具体的な事前準備がしやすくなるはずです。

Ｔ

（必要な会議か否かの是非は置いておいて）会議に参加すると決まった以上、自分のありようをしっかりすることですね。

田代

もう一歩踏み込んでほしいのが、あらかじめ「こういう進行になると、無駄な会議になってしまう」といった、望まない展開を想定しておくことです。

Ｔ

どういうことでしょうか？

田代

極端な例ですが、結論を出したい会議で、参加者同士で揉めたり喧嘩したりが始まってしまうとします。ないに越したことはないですが、揉めたとしても最終的に結論が出たなら「結果的にはOK」と言えます。でも、アイデアを出すようなブレストを求める2のタイプの会議で揉めるとなると、本当にまずいですよね。

さらに言えば、もっとも避けたいのは、目的を達成しないまま会議が終わることです。こうなってしまうと、参加者に“無駄だった”“不毛だった”という嫌な印象だけを残してしまいます。

Ｔ

なるほど。例えば、盛り上がらない場合、アイデアが出てこない場合、準備をして臨む参加者がいない場合、結論が出せないまま終わりそうな場合など、会議体にあわせて想定しておきたいですね。

田代

会議を有意義にするための理想は、主催する側と招かれる側の双方が共同で協力して臨むことです。理想論かもしれませんが、その上で意見の違いが出てもいいし、侃侃諤諤のやり取りを重ねていける。それらは、お互いの意識の高さや準備があって生まれるものです。

Ｔ

難しいのは、なかなかそうならない現実ですよね。自分もそうかもと反省の余地もありますが、他人任せの傍観者になっていたりしますね。

田代

そうですね。傍観者ばかりの会議だと辛い。ただ、参加者に自分にとって都合の良い理想を求めてしまうこと、相手を変えることでなく、自分の臨み方なら変えられそうな気がしますよね？　会議の目的や自らの立場を踏まえて、準備を具体化して事前にアジェンダを共有し、会議前の意思統一やゴール設定の確認を図るのはできそうじゃないですか？

田代

あとは、たくさんの出席者がいる会議なら、キーパーソンとなる人への事前交渉も考えてみてほしいです。

Ｔ

主催側が相手側に、あらかじめお願いすることでしょうか？

田代

例えば、この質問や内容についての見解を「この人に答えてほしい」「この人の考えを知りたい」とはっきりしているなら、事前に伝えておいて、伝えられた相手が確実に返答を用意してもらうようにします。

もしくは、同じ立場同士で「この部分は、ぜひ社長からビシッと相手に伝えてほしい」「このコアの箇所は、リーダーの口から改めて話してほしい」と擦り合わせておくのです。

Ｔ

「誰が言うか」で、参加者への伝わり方は明らかに変わりますものね。

田代

こうした、ちょっとしたお願いごとは「昭和っぽい」って言われてしまうかな（笑）。毎回必要とは言わないけれど、時にはネゴシエーションが大事だし、そういうことから避けてほしくないと思っています。

Ｔ

わざわざ会ってではなくても、今の時代はメールやチャット系ツールでもできることですしね。

田代

会議の主催側に優れたファシリテーターがいると、答えづらい話が飛び交っても、内容にあわせて話せる人に回してくれたりします。「この手の話は、社長でないと話せないので、お願いします」みたいに。ただ、この咄嗟のファシリテーション能力に期待してしまうとちょっと辛い。皆がその能力を持ち合わせているわけではないので（笑）。

なので、そうした人の存在を期待してしまうのも違うし、自分が巧みなファシリテーターになれるか？　と言えば、難しかったり。そうであっても、ちょっとした気づきを反映した準備作業なら、心がけ次第でできると思うんです。

Ｔ

ネゴも含めて準備の大切さ、ですね。

田代

ただ、正直、葛藤もあります（苦笑）。

準備の度合いを高めすぎてしまうほど、自由な意見が出てこないんじゃないか？　その懸念はあります。アドリブ上手な人っていますよね？　そうした人が作り出す会議の楽しさは捨てがたいけれど、それを言い訳に自分が準備をしないことを避けてほしい。準備があったからこそ、その場の豊かな意見交換につながった形を作り出してほしいです。

田代

「マーケの強化書」では、ここ1年で、池田朋弘さんやカトウヒカルさんといった、外部の有識者へのインタビューも行ってきました。

田代

インタビューと会議は違いますが、お二方とのやり取りからも、インタビューの場への適切な臨み方に通じるエッセンスを感じています。池田さんやカトウさんに共通するのが、「マーケの強化書」編集部から事前に送った質問リストに対して、事前に返答を用意してくれたことです。

Ｔ

GoogleドキュメントやEvernoteなどで、あらかじめ返答内容を共有していただきましたよね。

田代

私たちからは、「当日いきなり質問しても困惑させるだけ」といった状況を避ける目的もあって用意したら、それ以上の万全な準備をしていただいたわけです。

お二方ともそれだけでありません。関連する参考資料の情報も共有や、取材用のサンプルデータの用意、具体的に話を進めやすくするための材料の準備など、プラスアルファも用意していただきました。それらは見事な対応でした。

Ｔ

こうした準備のおかげで、インタビュー当日も順調に、かつ盛り上がる時間を過ごせました。

田代

こうしたプロのお二方の対応は理想です。僕が一番伝えたいのは、どの会議にも“何時間もかけて準備せよ”ではありません。わずかな時間でいいから、会議の目的や自らの立ち位置を整理し、ちょっとした準備の習慣化を勧めたいのです。これは対面だろうと、リモートだろうと、会議の参加にあたって共通して言えることです。

まずは「これからの1週間、一度やってみませんか？」といった、小さな一歩を踏み出してみましょう！