あなたもHubSpotマスター！（10）メールの自動化、独自のシンプルなワークフロー ［後編］
前編『（9）シンプルなワークフロー』では、推奨されているシンプルなワークフローの解説とHubSpotでのメール配信時のセオリーについて考えてみました。後編の今回は独自のシンプルなワークフローについて御紹介します。この機能をつかったシンプルなワークフローの活用についてもお伝えしていきます。
- 目次
独自のシンプルなワークフロー
では推奨ワークフローではない、独自でカスタム設定が可能なワークフローはどれだけの自由度があるのでしょうか？トリガーとアクションの設定を確かめてみましょう。
推奨がコンタクトが【Eメールのリンクをクリックした】に限定されていたのに対して、こちらでは8種類のトリガーから選択が可能です。
アクションの方は、【静的リストに追加】以外も充実しており、7種12項目となっています。（2022年7月現在）
これだけ自由度が高いとワークフローで悩んでしまうとお思いかもしれませんが、従来のワークフローと違い、条件分岐が出来ず、トリガー毎にアクションを設定していくシンプルな設計です。
従来の自動化 ワークフローであれば
［トリガー］メールを受信した
［アクション］○○○A1○○○
┗【条件分岐】
├ ［トリガー］メールを開封した
└［アクション］○○○A2○○○
┗【条件分岐】
├ ［トリガー］リンクをクリックした
└［アクション］○○○A3○○○
┗【条件分岐】
├ ［トリガー］メールを返信した
└［アクション］○○○A4○○○
上記のように１つのワークフローのなかで条件分岐をしていき、各トリガー（分岐条件）毎にアクションを設定していました。
メールの独自のシンプルなワークフローでは、
［トリガー］メールを受信した
［アクション］○○○A1○○○
［トリガー］メールを開封した
［アクション］○○○A2○○○
［トリガー］リンクをクリックした
［アクション］○○○A3○○○
［トリガー］メールを返信した
［アクション］○○○A4○○○
と複数ワークフローを個別に設計し、それぞれ個別のトリガーが、メールに対してアクションを実行します。
当初、私は『シンプルなワークフローのリンクをクリックは、特定のリンクの指定が出来ず、使い勝手が悪いのでは？』というネガティブな印象も抱いていましたが、
メールの作成：複数ではなく１つの提案や１コンテンツのメールを作成する
ワークフロー：リンクをクリックしたコンタクトを、静的リストに登録する
ワークフロー：配信を解除したコンタクトを、静的リストから削除する
と言うように、メールの作成方法とシンプルなワークフロー2つをセットで考えれば、色々とメール配信後の施策の利用にも見えてきそうです。条件分岐も複雑なトリガー設定も出来ないので使い方は限定されますが、クリックしてくれた人や返信してくれた人に対して
・広告配信の対象者に設定
・ステップメールを配信
・他部署と共有
・タスクと関連づけてアウトバウンドコール（営業電話）を実施
・メールのクリックや返信による取引パイプラインの推進
と言ったことが可能でしょう。
作成するメールすべてに自動化、シンプルなワークフローを組む必要はありませんが
・メールによる新規キャンペーンの実施時
・セミナー実施後など、営業リストへメール配信時
・会社概要やサービスメニュー等の特定の資料送付時
には使えそうです。
あなたならどのようなワークフローを組まれるでしょうか？ぜひ新しい機能を活用してみて下さい。
このワークフローはどこに保存されるの？どうやって消すの？どうしたら実行されるの？
従来のワークフロー（［自動化］→［ワークフロー］）を見ると、ワークフローがタブで分類されています。
そのタブの中に［他のツールで作成］というタブをクリックしてみてください。
初めて見た時には『他のツール＝HubSpot以外のツール？？？』と思いましたが、この［他のツールで作成］のタブのなかに、フォームやメール作成時に設定したシンプルなワークフローの一覧が表示されています。
シンプルなワークフローは、従来のワークフローの一覧には表示されますが、ここからは編集も削除も出来ません。
シンプルなワークフローは、そのワークフローを設計したメールから編集や削除を行います。
またワークフローが不要になった時は、［アクション▼］をクリックして［ワークフローを削除］を選んで消しましょう。
今後、仕様は変更されるかもしれませんが、私が確認したところ
・メールを複製しても、シンプルなワークフローは複製されない
・メールを削除したら、シンプルなワークフローも削除される
・シンプルなワークフローがOFFのままでもメールは配信可能
（シンプルなワークフローはメールに紐づいているが、ワークフローは実行されない）
となっています。
メール配信前にワークフローはONに
［アクション▼］の隣の［OFF］をクリックするとポップアップが出てくるので［OK］を押すと、ワークフローが開始され［ON レ］の表示になります。
せっかくシンプルなワークフローをメールと一緒に作成しても、ワークフローをONにしないとワークフローは実行されませんので、メール配信前にワークフローをONにするのをお忘れなく！！！
シンプルなワークフローまとめ
いかがだったでしょうか？（8）フォームでのシンプルなワークフロー、メールでのシンプルなワークフローを（9）前編（10）後編で解説してきました。
シナリオを組み慣れている方は『そんな機能なんだね』と思われただけかもしれませんが、Starterの方には是非、マーケティングオートメーションのオートメーションの部分を体感していきましょう。
そしてなによりも、フォームとワークフロー、メールとワークフローと、シンプルなシナリオが結びつくことにより、
・フォームの自動返信メールの送信は、シンプルなワークフローで組む
・新規の単発メールキャンペーンや資料送付は、シンプルなワークフローを組む
・条件分岐のある複雑なシナリオは、従来の自動化 ワークフローで組む
といったワークフローの棲み分けが出来るようになるかと思います。
シンプルなワークフローは担当者、現場レベルでも扱えるように権限を与えることにより、チーム全体でのシナリオ設計力、ワークフローの活用度も上がってくると思います。
シンプルなワークフローを足がかりに、少し敬遠されがちなシナリオ設計、ワークフロー作成も身近になっていくことでしょう。
また、HubSpotで新しい機能の使いこなしが分かりましたら、お伝えしていきますね。
