あなたもHubSpotマスター？！ウェビナー事始め（1）HubSpotとZoomを連携させる

2020.07.16

あなたもHubSpotマスター？！, コンサルタントのコラム

オンラインセミナーが活況です。ウェビナーを実施したい、実施しようと思っている企業様も多いのではないでしょうか？

ということで、『あなたもHubSpotマスター？！ウェビナー事始め』と題して、マーケの強化書での知見を複数回に渡って届けしてみます。

今回はマーケティングオートメーション機能を有するHubSpotと、ミーティングやウェビナーが実施できるZoomを連携させる方法です。次回以降では実際のHubSpotワークフローなども説明していきたいと思ってます。

目次

ZoomとHubSpotを連携したら出来るようになること

まずZoomとHubSpotを連携させる利点をあげてみましょう。

・HubSpotからZoomでのウェビナー登録メール（案内）が送れる
・Zoomに登録されたメールアドレスが、HubSpotコンタクトに登録される
・Zoomウェビナー開催前後のコミュニケーションシナリオをHubSpotで設計することができる
・Zoomウェビナー登録に至った登録者の行動がHubSpotで把握できる

ざっと挙げると上記のような感じです。
実は、Zoom単体でもマーケティングオートメーションに類似する機能が存在しており近いことはできるのですが、（※下記一覧参照）より顧客とのコミュニケーションをスムーズに、ウェビナー単体だけではなくその後の顧客関係の構築を考えるのであれば、HubSpotとの連携をオススメします。

※ZoomミーティングをHubSpotのタスクと連携させ活用される方には申し訳ございません。ウェビナーを実施する話題中心となります。

前提条件：両アカウントの管理者権限

作業を行う前提条件として

・Zoomウェビナーの管理者権限
・HubSpotの管理者権限

が必要となります。

HubSpotの権限はかなり細かく設定が出来ますが、Zoomアプリを連携するにあたり、アカウントのアプリマーケットプレイスアクセス権があることが必要になります。スーパー管理者であればその権限は付与されています。

Zoomは、ユーザーの役割がオーナーまたは管理者であること、かつ、ウェビナーな機能を有することが求められます。つまりプロのプランとウェビナーのプラン両方支払い済みで権限を持っていることが条件となります。

HubSpotの[設定]→[ユーザーとチーム]からHubSpotの権限は確認できる。

★ポイント★

システム担当者が連携してくれる会社は良いのですが、マーケティング部署がツールを保有し設定する場合は、個人アカウントより共通アカウントを1つ作り共通アカウントにて設定を行うのが良いかもしれません。個人のGoogleアカウントに紐付いた設定などは、担当者が異動してしまうと引き継げないといったトラブルが生じやすいからです。

HubSpotのマーケットプレイスからZoomアプリを連携させる

アプリ連携をさせる場合は、HubSpot側から行います。条件を満たしていれば、SNSアカウントでログイン設定をする位の手軽さで設定は終わります。

手順としては、

1．HubSpotのアプリマーケットプレイスでZoomを選ぶ。
2．アプリを接続させ、事前承認をとり、許可する。
3．HubSpotの設定画面で接続されたZoomアプリを確認する。

上記の通りとなりますが、画面を見ながら流れを追ってみましょう。

ZoomとHubSpotが連携されると、［設定］の［接続されたアプリ］の一覧に表示される。

前提条件を満たしていれば、連携の設定そのものは難しくありません。

★ポイント★

アプリマーケットプレイスには様々な無料アプリもあります。連携をすればするほど便利になる反面、使いこなせない機能も出てくるので、必要なアプリ、今使っているツールとの連携など時々チェックしましょう。

HubSpotとZoomの連携されるデータとタイミング

ZoomとHubSpotの連携が済んだとして、一番気になるのは、どのようなデータがどのようなタイミングで連携されるのかといった点ではないでしょうか？それぞれ見ていきましょう。

Zoom→HubSpot

連携後は、ほぼリアルタイムでデータの共有がなされます。
Zoomのみでウェビナーを実施する場合でも、Zoomに登録されたメールアドレスがHubSpotに蓄積されていきます。取得したメールアドレスを後日インポートするといった手間が減るので、これだけでも大変便利です。

また、Zoomのレポートでも参加時間は分かりますが、コンタクト情報にウェビナー参加状況が表示されますので、営業活動にHubSpotを利用されている会社様にも有効です。

HubSpot→Zoom

HubSpotからZoomへのデータの受け渡しは、HubSpotワークフローを使っての連携となります。今現在、ZoomウェビナーのURLを1つしか保持出来ない（最後に更新されたデータを上書きする）プロパティ設計となっていますので、複数のZoomウェビナーをHubSpotで管理するのは得意ではないようです。

HubSpotのワークフローのアクションに［Add Contact to Zoom Webinar］というアイコンが追加される。

HubSpotからZoomに登録する際には、

Zoomにてウェビナーがスケジュールされ【ウェビナーID】が付与されている
コンタクト情報の「氏名：姓」「氏名：名」「メールアドレス」の３つの情報がある

上記、それぞれ必要となります。
Zoomでウェビナーのスケジュールを行った後に、Zoomの【ウェビナーID】を取得し、ワークフローの［Add Contact to Zoom Webinar］に【ウェビナーID】を入力します。
HubSpotからZoomに登録されるのは３つの情報（姓、名、メールアドレス）のいずれかが欠けても登録はされません。

★ポイント★

HubSpot→Zoomのワークフロー稼働時には注意が必要です。実際に私も失敗した『Zoomウェビナーの設定で登録時に登録メール送信』にしてたら、ワークフローが動いたらZoomからメールが配信される点です。HubSpotからメール配信するよりもZoomから手軽にメールが配信されてしまうので正直怖いです。

連携後、どちらでメール配信を行うか、スケジュールしたZoomのウェビナーはどのような設定になっているか？メール配信については意識して使い分けましょう。

今回はZoomとHubspotの連携までをご紹介しました。次回は、Zoomと連携後のHubSpotの使いこなしについて解説していきます。