なぜ作業が進まない？効率的な資料作成方法

『2時間、資料作成の時間にあてていたのに、まったく進まなかった…』『先輩や上司に相談したいけれど、何も見せられない。』など資料作成でよくあるお悩みごとです。『短時間で効率的に資料を作りたい！』そう考える方に、効率的な資料作成方法を伝授します。

この記事では、プレゼン資料の分かりやすい伝え方（デザインなど）ではなく、資料作成における時間の使い方やそもそも仕事というものに対する時間の考え方にフォーカスしてお伝えします。

目次

• • 時間枠を押さえたら細分化すること
  • 30分経っても手がつけられないなら別の仕事を
  • 資料作成の時間泥棒は・・・？！
  • 資料作成のラフ案はツール以外で考えるべきか？

時間枠を押さえたら細分化してみよう

作業を進めるために、スケジュール帳やデジタルツールで管理している人も多いと思います。

例えば【○○の資料作成 2時間】、枠を入れただけで満足していませんか？

予定上で時間をおさえるのは良いのですが、時間内の作業イメージが出来ていないと逆に無駄な時間になってしまうケースが多いように感じます。

無駄な時間を生まないためにも、もう少しタスクを細分化してみてはいかがでしょう。例えば、2時間枠であれば仮に30分を１タスクで区切って作業イメージ毎に計画を立ててみましょう。

上記のようにやるべきことが明確になり、時間枠でのタスクがはっきりします。

もちろん慣れないうちは、作業時間の見積もりが難しいかもしれません。「必要な資料の収集で2時間使ってしまった！」なんてことも起こるかもしれませんが、まずはどのくらいの時間でどこまでできるか、自分なりに苦手な（時間をかけがちな）部分はどこかを見つけてみるつもりでやってみてください。

その際のコツですが、

【○○の資料作成 2時間 アウトライン作成～次回MTGで先輩に相談できるまで】

とその時間で一番成し遂げたい目標、ゴールを具体的に掲げてみてください。

特に作業に慣れていない新入社員やキャリアが浅い場合には、『資料作成＝資料の完成』ではなく、作成する資料を上司や先輩に確認してもらうタイミングがいくつかあるハズです。

その目標に沿う作業の優先度を上げるためにも、何のために時間を使い、何をすべきか？自分の目の前の小さなゴール１つ１つをクリアしていくことが必要です。

作業の積み重ねを経験することにより、自分のタスクや時間の管理も少しずつ出来るようになっていきます。

30分経っても手がつけられないなら別の仕事を

作業が停滞している状態はスケジュールの遅延を生みやすく、生産性からみてももったいない状態ですよね。遅々として進まない理由は様々な所にあると思いますが、３つの視点から考えてみましょう。

• 物理的理由：必要な資料やデータが手元にない
• 技術的理由：資料が開けない、パソコンの調子が悪い など
• 精神的理由：理解していた指示に自信がなくなった、気がのらない

このなかで物理的な理由でのスケジュール遅延は、どんなに経験を積んでもあることです。納品予定のデータが遅くなったり、頼んでいた資料が上がってこなかったり、どんなに自分のスケジュールや時間を抑えていても、必要なモノがないなら作業は進まないので、予定を崩して別の仕事をしましょう。

次に、技術的な問題は時として起こります。使っているクラウドサービスにログイン出来ないといったサービス提供側の問題もあれば、自分の使っているパソコンが原因不明の不調、いつもと異なる拡張子のファイルを受け取って確認出来ずに困るのも技術的な問題かもしれません。代替手段や解決手段がないのであれば、今日の資料作成はあきらめましょう。また、ネットで調べて対応が出来るならば良いのですが、自分一人で頑張らず、社内の技術的な問題に明かる人に頼るのが得策です。

そして精神的理由の停滞は対応が難しいのですが、・・・『面倒くさい』『後回しにする』『もっと面倒に感じる』『やる気が出ない』・・・などの悪循環は早めに断ち切りたい所です。

特に夏休みの宿題を最終日に片付けていたタイプなら、気を付けてください。

指示を出したら、すぐに不明点や確認をしてくれる相手なら指示を出す方も楽なのですが、『そろそろ資料があがってくるかな？』と言うタイミングで『指示が不明瞭で作業が出来ていない』と言われても指示を出す側も困ります。

会社に入ってからの仕事は、チーム戦です。

• 指示やオリエンの内容に不明点があれば質問する
• 作業や進捗遅延が起こりそうな前に相談する
• 日々のコミュニケーションで話しやすい関係を構築する

先輩や上司に話しかけにくい雰囲気もあるかもしれませんが、仕事のために自分のためにも気乗りしない作業の進捗をはかどらせるためにも、積極的に問題点はつぶしていきましょう。

真面目に目の前の課題に取り組む態度も大切ですが、自分の集中力を保つためにも『30分経っても手がつけられないなら別の仕事をする。』そんな気持ちの切り替えの早さも身に着けいければ、気持ちの中だるみにも対処しやすくなると思います。

資料作成の時間泥棒は・・・？

多くの資料を作ってきた経験から言うと、一番の時間泥棒はずばり『画像・図版探し、図版作成』です。

資料のイメージに合う画像だったり、概念を説明する図版であったりと、文字だけの資料と比べ、『画像を探す・図版を作る』となると時間はかかります。

そのためにも

・過去に作成した資料から、出来の良い画像・図版をストックしておく
・商用利用可能なイメージ画像の入手先のサイトをお気に入りにしておく
・PinterestやGoogle画像検索などを使い、デザインのヒントを手に入れられるようにしておく

と事前の環境整備も必要です。
※参考記事：提案書やアイディア出しに意外と使える!『Pinterest』活用法
※参考記事：パワポのレベルアップ！スピードも向上！～パワーポイント図表スクラップ集～

また、自分ではイメージと100％合致した画像を探すのは無理だと早々に割り切り、近いものや似たものの候補のなかからベストではなくベターなものを選ぶことも必要でしょう。

資料作成の際に図版や画像を入れる枠に、オートシェイプの四角い図形で【イメージ画像挿入】と表示させておくと、この画像や図版作成時間と資料作成の時間を切り離せるのでお勧めです。

資料作成におけるアウトライン・ラフ案はどのように作るべきか？

プレゼン資料の作成ノウハウで、【いきなりPowerPoint等のツールを使わずに、概要やページ割りを考えてから、ツールで作業しよう！】と言ったこともよく耳にします。

しかし、私個人としては作業冒頭の数時間、あえてツールと向き合い、イメージしたもの・イメージした形を作ることがあります。最初に時間をとりイメージを形にすることにより、

• どれくらい時間が必要か？時間がかかりそうな作業はあるか？
• イメージしたもの・仮作成したものが、資料で本当に使えそうか？
• 自分のイメージしたものは、資料全体の方向性と逸脱していないか？

などの確認が出来るからです。

また、手をつけることにより作業の勢いがつき、資料完成までのスピード感が変わります。

資料作成の速さは、完成資料のイメージの有無と作業速度に左右されます。

自身の熟練度とイメージの解像度の高さに左右されるので、一つのやり方だけをオススメしませんが、どんな方法でもズルズルとは資料を作らず、時間を区切りながら無駄な作業をしないように気をつけたいですね。

様々な資料作成を効率化させるTipsはいかがだったでしょうか？

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