あなたもHubSpotマスター！（8）簡単ステップメール
HubSpotの機能拡充でシンプルなワークフローがフォームやメール作成と一緒に設定できるようになりました。今回は、シンプルなワークフローでステップメールを作成する方法を解説します。
従来の自動化からワークフローを組んでステップメールを作成する方法はコチラの記事をご確認ください。
- 目次
フォームで自動化？！シンプルなワークフローとは？
今回は、ステップメールをシンプルなワークフローで作成します。今回は仮に、フォームにメールアドレスを入力してもらった方へ、１日おきに３通のメールが自動送信されるコミュニケーションシナリオ、ステップメールの設定をしていきたいと思います。
まずは設定方法の手順を従来の方法と比較してみましょう。
Hubspotでのステップメール設定方法（自動化 ワークフローで設定）
①フォームの作成
②３通分のメールの作成
③ワークフローで、①②を組み合わせて設定
Hubspotでのステップメール設定方法（フォームのシンプルなワークフローで設定）
①３通分のメールの作成
②フォームの作成
③フォーム内のシンプルなワークフローで、①を指定して設定
順序は入れ替わってますが、3つの要素はどちらでも同じです。ワークフローを組んだ後にメールを作成することも可能ですが、最終的にはワークフローから配信したいメールを指定しなければならないので二度手間となります。
シンプルなワークフローは、Hubspot Starterプランの方でも使える点が従来のワークフローと大きく違う点ではないでしょうか。HubSpotのプランがStarterの方はこちらのシンプルなワークフローの手順で作成してください。
シンプルなワークフローは従来のHubSpotのシナリオ、自動化 ワークフローよりも制限は多いのですが、ステップメールを送るだけであれば使い勝手に問題はないと思われます。
※ミニポイント解説※
今までStarterプランでは、フォローアップメールという名称でフォーム上に簡易なメール作成をしていましたが、今回の機能拡充でメール作成は自動返信メールに統一されたようです。
フォームを作る手順を確認
今回はフォームからシンプルなワークフローを設定する方法を中心にお伝えしますので、フォームを作る前に、メール作成方法が知りたい方はコチラの記事をご確認ください。
１．メニューから［マーケティング］→［フォーム］を選ぶ
２．右上の［フォームを作成］ボタンをクリック
３．フォームのタイプを選択
４．テンプレートを選択
ちなみに現在選べる、HubSpotフォームのテンプレートは下記の通り
・空白のテンプレート
・支払い
・登録
・お問い合わせ
・ニュースレター登録
・サポート
・eBookのダウンロード
・イベント登録
５．フォームで取得する項目を選び、レイアウト等を整える
フォームを作成する際に既存のデータベースに存在しないプロパティは作成する必要がありますが、その設定方法はこちらの記事をご確認ください。
フォームの自動化からシンプルなワークフローを設定する
フォームが作れたらいよいよ［自動化］を選びます。
画面上にはフォーム送信後の動作を自動化で２つのボタンが提案されますが、［このワークフローを作成］も［新規ワークフローを作成］も、実際は大きくは変わりません。
［新規ワークフローを作成］を選ぶと、フォーム登録をトリガーとしたワークフローを最初から組めますが、今回は【フォーム登録後にメールを配信する】ということが決まっていますので、すでにトリガーとアクションが設定してある［このワークフローを作成］をクリックしてください。
フォーム送信後にフォローアップEメールを送信にはトリガーとアクションが設定されたワークフローが表示されています。
HubSpotが用意しているワークフロー
［トリガー］フォーム申し込み
［アクション］Eメールを送信
上記のワークフローから、ステップメールのシナリオを実装するためには、どんなアクションを追加するべきでしょうか？
１日おきに3通のメールを送るステップメールのワークフロー
［トリガー］フォーム申し込み
［アクション］Eメールを送信
［アクション］遅延
［アクション］Eメールを送信
［アクション］遅延
［アクション］Eメールを送信
そうです、遅延とEメールを送信のアクションを追加していくだけです。
フォーム登録後の自動返信メールだけであれば、1．Eメールを送信の［アクション］で送るEメール設定すれば、フォーム登録後に自動返信メールが送れます。
遅延の設定方法と2つの遅延の説明
アクションを追加できる（＋）をクリックすると右サイドにアクション選択のメニューバーが出てきます。
フォーム登録後のアクションは左メニューのここから選べます。
色々なアクションがありますが、今回はステップメールなので［遅延］を選びます。
・1日後、24時間後に送るのであれば［指定された時間の遅延］
・営業日、営業時間内にメールを送りたいのであれば［曜日または時刻までの遅延］
を選びます。
この2種類の遅延についてもう少し具体的に説明をしましょう。
ある日の金曜の14時にフォーム登録した人がいるとしましょう。
・［指定された時間の遅延］１日で設定すると、24時間後の次の日の土曜の14時頃に
・［曜日または時刻までの遅延］月曜から金曜、10時で設定すると、月曜の10時に
なります。
BtoBで企業を相手にしている場合は、土日にメールを見ない人も多いでしょうし、ステップメール配信後にアウトバウンドコール、営業電話をすることが決まっているのであれば、メール配信の曜日と時刻を指定した方が良いかもしれません。
この遅延設定は自分が送りたいメールの性質や送る相手の状況等を考えて指定してください。
Eメールの設定方法
送信するEメールを指定するには、［アクション］→［編集］を選ぶと、メールの選択画面が右メニューに出てきます。
既に用意しているEメールを選択して、ワークフローの順番通りに設定していきます。
用意したステップメール毎、（＋）をクリックし右メニューから［遅延］または［外部コミュニケーション／Eメールを送信］のアクションを選び、それぞれの遅延間隔とメールを選択していけば、ステップメールのシナリオが設定されます。
ワークフローをオンして、フォームを公開する
シナリオの設定が出来たら、最後はワークフローをオンにしてください。シンプルなワークフローが完成してもこの［ON］にするのを忘れて［OFF］のままだとワークフローは動き出しません。
［OFF］になっているスイッチをクリックします。
ポップアップで設定の確認がありますので［OK］をクリックしましょう。
シンプルなワークフローが［ON］になっていると、フォームに紐づいたシンプルなワークフローが動き出します。
フォームをHubSpot上で公開し、フォームの入力テストが終われば、実際にWebサイト上にフォームを埋め込んで公開、またはURLを共有して、ステップメールを送るフォームは完成です。
必ずフォームの入力テストを行うことによりワークフローが動いているか？実際にフォームに入力したメールアドレスにメールが送られてくるか？を確認しましょう。
シンプルなワークフローで出来ないあれやこれ
シンプルなワークフローが出来たら工夫をしてみたいと思うのではないでしょうか？
○ フォーム申し込み者を静的リストに追加する
○ 担当者や担当部門に内部通知メールを送る
○ 申込み者に担当者を割り振る
○ フォーム申込み者を広告オーディエンスから外す
などと言ったアクションを追加することは可能ですが、
× クリックした人には別のメールを送りたい
× 開封していない人にはメールを送らない
× メール開封から24時間後にメールを送りたい
と対象条件を指定する条件分岐は実装不可能です。
フォーム登録後に複雑なシナリオを実装する際には、シンプルなワークフローではなく従来の自動化 ワークフローでの設計を検討して下さい。
今回はステップメールのやり方を説明しましたが、自動返信メールを送るだけのシナリオであれば、従来の自動化 ワークフローではなく、フォームのシンプルなワークフローで管理する方が、フォームとワークフローが結びつきが明確で分かりやすいかもしれません。
新しい機能も使いこなして、あなたもHubSpotマスターを目指してください。
次回は・・・
次回は、メールのシンプルなワークフローを御紹介、シンプルなワークフローを削除する方法や従来のワークフローとの活用についてもお伝えしていきます。
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