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今こそ問われるオフィスのあり方!ジェネシス流、進化系テレワーク?!

2021年1月7日、1都3県に向けた緊急事態宣言が再発令されました。(3月21日に解除。)

コロナ禍、コロナ後を見据え、働き方やオフィスのあり方についてより一層問われる状況です。判断に迷う多くの事業者の参考になってほしいと、今回はジェネシスコミュニケーション(以下ジェネシス)が2020年12月にオフィス移転やシェアオフィスを導入した経緯や理由、何を検討したかについて公開してみたいと思います。

あくまでも小さな私たちの判断ですが、参考になればと思います。

目次

2020年1月、テレワーク導入前の状況

ジェネシスでは、創業11周年を迎えた2020年12月1日にあわせて、オフィスフロアをそれまでの共用ビルの8階から3階に移転しました。執務スペースは今までより少し狭くなります。この移転と合わせ、テレワークと対面業務を両立させる現状での最適解として、本社機能のあるオフィスを残しつつ、新たにシェアオフィス「WeWork」とも契約をすることにしました。

オフィス移転やシェアオフィスの導入にあたって、ジェネシスは日々の積み重ねから、「本社機能」「実務遂行」「社員教育」という3つの方向性を意識しながら実行しました。ここから一連の経緯を説明したいと思います。

コロナ前、2020年1月時点では、当然ですが、ジェネシスに移転計画は存在しませんでした。社内活性化の一案としてオフィス内フロアの配置変更を検討することはあっても、移転やテレワーク推奨のような、従来の働き方を大きく変革する予定はありませんでした。

新型コロナウィルスを懸念する報道が徐々に増えはじめた2020年1月下旬から2月上旬、テレビや新聞などでもテレワークを導入する会社、先行的に対応する会社を取り上げ出します。この時点では、全社的にテレワークへと踏みきらず、通常に近い業務体制を維持した企業が多数だったと記憶しています。ジェネシスでも、警戒しながら出社する状態を継続していました。

2020年2月下旬、テレワーク導入以後の状況について

コロナ禍が落ちつく見通しがつかない中で、2020年2月下旬以降、ジェネシスは全社的にテレワーク対応へと舵を切ります。以下の3点を判断材料に、出社による業務遂行を控える決断をしたわけです。

  1. オフィスに集まることで生じるリスクの回避(社員の安全管理
  2. リスクを避け、テレワークで業務推進を実施(業務推進
  3. 1や2で生じる課題は後回しとし、1や2の両立と遂行を最優先する

もう少し細かく、時系列でまとめたジェネシスの動きが以下です。

2020年
 2月27日(木)~:テレワークを推奨、基本を在宅でのテレワークに
~3月11日(水) :社会情勢を見て、1週間の延長
~3月31日(火) :さらに3月末まで延長
 4月01日(水)~:さらに期間を延長
 4月07日(火) :ジェネシス本社がある東京都を含む7都府県に緊急事態宣言発令
 4月11日(土) :全国に緊急事態宣言発令
 4月21日(火) :ジェネシス本社ビル内でも共用部分の特別消毒作業を実施
 5月25日(月) :首都圏の1都3県と北海道で緊急事態宣言解除
~6月01日(月) :テレワーク勤務
 6月02日(火) :オフィス勤務再開
 7月頃      :第2波で新型コロナ感染者が再拡大     
 7月20日(月)~22日(水):テレワーク推奨(期間限定の予定)
 7月23日(木)~:引き続きテレワーク推奨へ
 8月下旬    :WeWorkの試験利用(社員対象、分散して実施)
 12月1日(火) :本社オフィス移転、WeWork正式利用スタート

ジェネシスでは2月27日以降、テレワークを導入します。上では推奨としていますが、出社の必要性がなければ全社員がテレワークとなりました。速やかな移行を可能にした背景には、会社の規模が小規模であること、マーケティングのディレクションやコンサルティング業務が中心業務であり、遠隔地のクライアントも多いことから、対面業務でなくても対応しやすかった背景がありました。

1回目の緊急事態宣言が発令された頃には、会社として、テレワークの知見がある程度積みあがった状態になっていました。「マーケの強化書」では、この時期の経験に基づく気づきを複数のコンテンツとして提供しています。

2020年4月に緊急事態宣言が発令されても、先行して移行ができていたことで、日々の業務だけでなく日常生活、家庭との折り合いの付け方にも対処しやすく、4月以降の業務上のハードルが最小化できました。

テレワーク中心の業務から見えてきた新たな課題

全社的にテレワーク環境での業務推進へと移行はしましたし、移行しやすい業務でありましたが、課題がなかった訳ではありません。テレワーク導入を優先した結果「後回し」となっていた業務上の「課題」については、課題を洗い出しながら、5月半ばから本格的な解決に向けて動き出しました。

5月25日に、東京を含む5都道県で1回目の緊急事態宣言が全面解除されました。それを受け、ジェネシスでも6月2日以降は出社スタイルを再開します。再開はしましたが、従来のオフィス勤務の継続とはなりません。秋や冬にかけて状況の深刻化も予想されますし、クライアントによっては完全にテレワーク化を進めていることもありました。今後はもテレワークの機会がさらに増えるという前提で、特にオフィススペースの扱いについてを検討しています。ジェネシスの働き方に関わることですので、以後約2カ月の間、毎週会議を開きどの形が良いのか、皆が働きやすい形は何かの議論を深めていきました。

また、出社の再開で新たな課題も見えてきました。例えば、Web会議への対応です。1つのオフィスの中で同時多発的にWeb会議が発生するようになり、在宅なら気にせず済んだ環境確保が必要になった訳です。オフィス内では会議用スペースが限られます。当然自席から繋ぐわけですが、同じ時間帯で別のWeb会議が行われるとうるさかったり、同じWeb会議に参加する場合は、ハウリングの問題が生じたわけです。オフィスの機能に、テレワーク環境の担保も必要となれば、その点でも従来のオフィスが現状にそぐわなくなるわけで、移転も含めた検討となります。

テレワーク中心の体制に適したオフィス移転

ジェネシスでは、コロナ禍によるテレワーク中心の業務体制、状況に応じた対面業務対応と両立できる働き方を考えて、特に3つの視点から検討を重ねました。

  1. 本社機能
  2. 実務遂行
  3. 社員教育

1.については、従来のオフィスはある意味当たり前ですが、テレワークを意識して構えているわけではないため、どうしてもコロナ禍の働き方とそぐわなくなることです。移転も視野に入れ、さらに細かい視点として次の要素を中心に検討を進めました。

  • 現状のオフィス規模を確保する必要はあるか(空間としてのオフィス
  • 本社機能のあるオフィスを残す必要があるか(物理的なオフィス
  • テレワークに対応できる環境も確保しなければならない(テレワーク

今後もテレワーク環境での業務推進が一定以上を占める(従来通りの出社スタイルには戻れない)ことを考慮すると、従来の広さのオフィスを維持する必要はあまりなさそうです。

検討段階では、完全にシェアオフィスへの移転も考えました。一方で、登記上本社をどこに置くべきか、郵便物の対応をどうするか、これまでの各種社内の蓄積してきた資料(紙)の保管の対応、またジェネシスは、ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)認証取得組織であることも勘案すると、完全なシェアオフィスへの移転ではなく、現状より手狭なスペースに本社オフィスを構え直す形を選択しました。幸い、同ビル内の別フロアに狙いにかなったスペースの空きがあり、そこへの移転としました。

きちんとした実務遂行のための環境作り

2つ目が実務への考慮です。オフィスを軸に考えると、ある程度テレワーク環境でも業務が遂行できる一方で、対面業務が必要になる場面で機能できる場も用意すべきです。

ジェネシスでは本社オフィスを確保しながら、対面業務ができるスペースとWeb会議に対応できるフォン(phone)ブースを完備しているスペースとして、数あるシェアオフィスの中から検討の末、WeWorkと契約をしました。本社以外の対面業務を可能にするほか、同時間帯で、複数人が、別々に行われるWeb会議があったとしても対応できる環境を作れることが意識の中心でした。WeWorkですと契約が年単位でなく月単位、WeWorkの他拠点でも利用できるメリットやフォンブースが比較的多く備わっていたことが決め手となりました。

こうして踏み切った移転は、個々の社員に一定以上の自立した働き方を任せることも意味します。従来の出社スタイルでは、お互いに顔を合わせる機会を持ち、ちょっとしたコミュニケーションの時間を持ちやすい反面、テレワーク中心の働き方では、そうしたちょっとした時間や機会は持ちづらくなります。こうした接点の減少を補うために始めたのが、勤務日の毎朝5分ほどで行うZoom朝会。今日はテレワークか出社か、各社員の案件の状況や1日の行動予定、疑問や不安、ちょっとした声を拾ったり共有したりする時間を設けました。

また、出社を希望する社員がいた場合、事前に出社の予約をする仕組みを新たに設けました。これは限られた席数、ソーシャルディスタンスを保つためにも必要だと考えました。本社でもWeWorkでも、自分の都合にあわせて出社できるようにしたわけです。今は限りなく減っていますが、対面で打ち合わせを希望するクライアントが訪問されることも想定すると、場所の確保や予約の仕組みをフレキシブルに構築しておく必要はあると考えています。もちろんまだ始まったばかりのため、試行錯誤しながら進めている段階です。

社員教育はどうするのか?

業務上のコミュニケーションにも関わりますが、3.社員教育も非常に大事です。簡単な社内上のルールや業務上の説明はZoomなどのオンラインミーティングやチャットツールなどで可能ですが、非対面だけでは限界も出てきます。対面だと簡単に説明しやすい内容や、気軽に質問しやすい疑問も、オンラインだと簡単にとは言いづらいのが現状です。特に前提条件をすり合わせしたり、持っている情報が異なるメンバーや働き方が想定できないメンバーと進める打ち合わせは、対面の方が進めやすいのではないかと思います。新しいメンバーであればあるほど、オンラインでの難しさを感じます。

ジェネシスでは、本社もWeWorkも2席が連なる状態としています。隣同士に座れる環境を用意して、社員同士がコミュニケーションをとりやすい状況を作りました。テレワーク環境だと人をどう育てていけるのか?まだジェネシスでははっきりとした回答が出ていませんが、常に社員のありようを念頭に置いた環境整備を心がけています。

以上が、まだまだ模索中ながらジェネシスがコロナ禍、テレワーク中心の業務体制に対応する変化の過程です。まずはベターな選択を取りながら、新たな働き方、企業のあり方を前向きに探っているところです。上記の判断内容や選択を、迷われているみなさんの参考になればと願っています。

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株式会社ジェネシスコミュニケーション

ジェネシスのマーケティングプロフェッショナルが編集を担当。独自の視点で厳選した実践的ナレッジをお届けいたします。

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