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あなたもHubSpotマスター!Zoom連携のメリットデメリット

あなたもHubSpotマスター!』と題して、HubSpotを運用する知見をお届けしている6回目。今日は、自社HubSpotとZoomを連携することのメリットとデメリットをお伝えしたいと思います。

目次

HubspoにZoomミーティングの情報が連携される?!

HubSpotとZoomを連携させることにより、通常のやり方である、HubSpotのフォームを使ったメールアドレスの取得以外に、Zoomウェビナー経由での情報の取り込みが可能となりました。

  • Zoomウェビナーの参加者
  • Zoomミーティングの参加者

Zoomなどを使ってウェビナーを開催する際は、自社顧客や見込顧客が参加する場合が多いので、ウェビナー参加者のメールアドレスがHubSpotにストックされても問題は少ないでしょう。しかし、日常のZoomミーティングも連携されてしまうと、少し不具合が出てくるやもしれません。

始めに理解したいのが、ZoomとHubSpotを連携させると、Zoomミーティングの参加者もコンタクトとしてHubSpotに追加されていってしまいます。

弊社が自社内で行った研修もHubSpotから確認できる。こちらは録画が利用可能なイベント(Zoom:Recording Available Event)データ

社内メンバーのコンタクト登録が問題?

HubSpotのヘルプから引用させてもらいますが、社内メンバーをHubSpotコンタクトへ追加されないようにする設定はあります。

HubSpotナレッジスペースHubSpotとZoomの連携機能を使用するより

【引用元URL】https://knowledge.hubspot.com/jp/integrations/use-hubspots-integration-with-zoom

HubSpotを対外的に使用し、社内メンバーは含まない=登録しない運用を行っているケース、Zoomに社内のメンバーが自動連携されてしまうのと困るケースでは、上記の設定をすることで対応が可能です。

しかし、注意点が1つ。ZoomにログインするIDが社外のメールアドレス=個人のアドレスだった場合はどうなるでしょうか?メールアドレスを主キーとして扱うのでHubSpotでは、同一人物でも異なるメールアドレスの場合、別コンタクトとして登録されてしまうのです。

ちょっとした打ち合わせなどのZoomミーティングに、どのメールアドレスで参加しているか、普段から意識されているでしょうか?

招待されたURLをクリックするだけで参加できるZoomミーティングは、メールアドレスを問わずに参加可能のケースがあります。
つまり、友人とZoomでオンライン飲み会をした翌日、そのままのアカウントで会社のZoomミーティングに参加し名前の表記を急いで変更した経験のある人には体感をもって理解してもらえると思いますが、もしHubSpotとZoomが連携されている状態で上記の社内メンバーを登録しない設定を行っていても、別アドレスでZoomミーティングに参加したら、HubSpotにコンタクト登録されてしまうわけです

対応を考えたいのは顧客のコンタクトデータ

コンタクトの行動履歴、アクティビティを確認して、社内の人間だと分かれば私用アドレスのコンタクト情報を削除することも容易です。しかし、顧客がZoomミーティングに参加する際に、プライベートアドレスでログインされていた場合にはどのような対応が可能でしょうか?

登録されたコンタクト全員にメールを送る場合の対応策としていくつかのことが考えられます。

  • Zoom自動連携データはメール配信対象にしない
  • ミーティング開催時に許諾確認をとってから配信対象にする
  • 配信メールにミーティングを行った相手にも送っていることを明記する

ZoomとHubSpotを連携し、メールアドレスを個別登録しなくても良くなった利点は捨てがたいものです。しかし登録される側の立場になれば、関係のある会社とはいえプライベートアドレスまでメールを送られて来たら嫌な気分にはならいないでしょうか?

コンタクトリストの整備の必要性やコンタクトの行動履歴については、過去にこれら(『その配信リスト、改善の余地あるんじゃない?』『MAでバレてますよ。その営業活動!』)の記事でもお伝えしています。

時々登録データを確認しつつ、データ精査は行うことは、自動連携をしていればなおさら大切なことです。

自動連携されるコンタクトデータに適切な対応をとりつつ、コンタクトデータの整備も定期的に行っていきたいものです。

★ポイント★

連携データでコンタクト作成された際のアクティビティは、【このコンタクトはIntegrationからのOffline Sourcesから作成されました】と表示されています。

これを条件として動的リストとしてまとめることが出来ます。

しかし、動的リストをすべてメール配信対象外にすると不具合もあると思うので、動的リストで一括リスト化した後に、静的リストでリストを精査することをおすすめします。

また、2つのコンタクト(例:会社アドレスと私用アドレス)を1つのコンタクトデータへマージすることも可能です。会社アドレスをプライマリーアドレスに設定し、マージすることをおすすめします。
参考:HubSpotナレッジスペースよりコンタクトをマージする

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株式会社ジェネシスコミュニケーション

ジェネシスのマーケティングプロフェッショナルが編集を担当。独自の視点で厳選した実践的ナレッジをお届けいたします。

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