コンサルタントのコラム

【取材依頼書 付き】テレワーク時代を乗り切ろう。Zoom取材を成功させるコツ

新型コロナウイルス対策で拡がるテレワークの普及で、2020年以降、人との対面のあり方が大きく変わろうとしています。これからの取材は対面ではなく、Web会議ツールを用いた、直接会わない機会が増えていきます。すでに直面しているオウンドメディア担当者もいるでしょう。

ここでは、取材自体に慣れていないオウンドメディア担当者が、実際に会ったことのない相手に対して、ZoomなどのWeb会議ツールで円滑に取材できるコツを伝えます。
Web会議ツールでの取材を依頼するためのフォーマットを用意しました。このエントリーの本文を参照しながら、フォーマットを土台にして必要事項を増減させるなど、適宜カスタマイズしてご利用ください。

Web取材 依頼用共有シート

目次

初対面の相手には、最初の「依頼」こそ重要

Web会議ツール経由だからといって、取材方法が劇的に変わることはありません。

対面でも、ZoomなどのWeb会議ツールを用いる場合でも、取材交渉や実際の進め方の本質は同じす。取材を行うオウンドメディア側が、交渉相手に取材へのリアリティを持ってもらえるかです。そのために交渉相手には、媒体や運営元である自分たちが何者であるかを簡潔に示しながら、取材の目的とともに実際の取材場面を具体的に想像できる情報を事前に提供できることが重要です

一度も会ったことがない相手に、しかもWeb会議ツールで安心して取材を受けてもらうためには、何よりも最初の「依頼」を大切にしてください。特に取材する側が慣れていないうちは、1対1での実現を心がけましょう。1対1なら、きちんと段取りを組めていれば、取材本番での多少の進行の拙さはカバーできます。1人の相手とのやり取りに集中できる状況を作り出しましょう。

取材趣旨によっては1対1が難しい場合があります。1対1で成立できて中身の濃い企画を練ることも忘れないでください。

最初に相手に明確にすべき3点の必須事項

交渉相手には、事前に明らかにすべき必須事項があります。

1 取材の目的
2 取材の中身
3 取材後の対応

これら3点を、必ず最初の依頼段階で交渉相手に示します。依頼する自らの立場が、交渉先からすれば、素性を知らない会ったことがない(怪しい)相手(かもしれない)であることを忘れずに。少しでも交渉相手の警戒感を下げたくなる材料を惜しみなく提示します。それで初めて、交渉相手はコンタクトされた目的がはっきりしてきます。

取材の心配をするなら、「依頼よりも取材中の振る舞い方や進め方では?」と思う人も多いでしょう。場の雰囲気でごまかしづらいのがWeb会議ツールでの取材ですので、対面以上に相手への警戒感を持たせがちです。「Web会議で大丈夫?」と不安にかられれば、断られますので、「こういう目的で、この相手(媒体)からなら、対面でなくても取材を受けたい」と「最初に」相手に思わせることが大事なのです。依頼の準備には十分な時間をかけて、自らのエネルギーを注いでください。

「取材OK」を引き出す「取材依頼書」をまとめる

相手に事前に示す3点について、もう少し詳しく見ていきます。これら3点をまとめて「取材依頼書」とし、交渉相手に提供しましょう

「1 取材の目的」は、媒体の説明や運営の目的、取材申し込みまでの経緯、取材対象として他でなく挙げた理由、それらを包括した取材の目的について明確に示します。他にも、開示可能な範囲でオウンドメディア側の定量的な情報(月間PVやUU)、取材OKを想定した取材候補日時も複数挙げて、一度目のコンタクトで交渉相手が組織内で具体的に検討しやすくなるように内容を整えます(数字や期限などは明確に記すこと)。

「2 取材の中身」は、1に基づく取材用の質問リストです。もちろん、相手とやりとりを重ねながら事前の想定した内容を変えたくなる可能性は出てきますが、それを言い訳にして事前に作らないことが大問題です。依頼初期の時点で想定できるリストは必ず作って、相手に伝えます。繰り返しますが、自分からの連絡が「一度も会ったことがない相手からの唐突な連絡」であることを忘れずに。「1 取材の目的」では伝わりきれないニュアンスが、質問リストの内容で具体化され、より誤解なく取材趣旨を受け止めてもらう効果もあります。

「3 取材後の対応」は、内容の校正期間や公開日の目安、そのほか今後に予想される展開について、なるべく相手が疑問に思う前に先回りして伝えておきましょう。取材後までも明示して、交渉相手が抱くちょっとした疑問をつぶしておきましょう。

上記に加えて取材OKを引き出すプラスアルファがあるなら備考欄に記してください。例えば、音声のみ(ビデオをオフ)の参加でもOK、直近の予定が無理ならだいぶ先の日程でもOKなど、承諾に向けて譲歩できる要素も(実際に書くかどうかを含めて)念頭に入れておきます。

手探り状態の今のうちに体制を確立する

事前にしっかりと準備ができていると、交渉相手のOKを引き出しやすく、相手からの問い合わせも最小限に済みます。相手の信頼も得やすくなりますし、取材する運営担当者は取材当日の進行に専念できます。

取材依頼に慣れていない最初のうちは、3点を踏まえた準備に相当な時間がかかります。「1 取材の目的」は用意しても「2 取材の中身」(質問リスト)を用意しない人は多いですが、質問リストは必ず相手が気になることです。相手に言われてから準備をするのではなく、質問リストは最初に用意し提示できるようにして、取材交渉を有利に進めましょう

取材前と取材中のコツについては、(方法を問わず)取材で外せないツボをまとめた過去のエントリーも参考にしてください。
知っていて損はなし!インタビュー現場で使える「10の心得」

ZoomをはじめとしたWeb会議ツールでの取材は手探り、というオウンドメディア運営担当者は多いので、今のうちに最適な進め方を確立しましょう。肝は「依頼」です。依頼方法を盤石にして取材機会を確保し、取材企画が媒体の強みとなるくらいにしましょう。

>>>Web会議ツールでの取材を依頼するためのフォーマット 1クリックでダウンロード可能<<<

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