コンサルタントのコラム

テレワークだから整えたい取材体制。オンライン取材、10のツボ

テレワークの浸透で、ZoomをはじめとしたWeb会議ツールを用いたオンライン取材の機会は今後も増えるでしょう。オウンドメディア運営担当者が、円滑で滞りなくオンラインで取材を進めるには、【取材前】【取材中】【取材後】に応じた10項目を押さえてください。オンライン取材を「やったことがない」「慣れずに苦戦している」といった人ほど、即実践することをオススメします。

目次&10のツボ

1.【取材前】取材前にナンバリング入り質問リストを相手に送る

質問リストは、取材当日の進行のベースになります。事前に送っておくだけでなく、必ずナンバリングを入れておくこと。取材本番の現場で「どの質問?」と相手が迷わないようにします。理想は、最初の取材依頼の段階で質問リストを用意し、取材目的をまとめた取材依頼書とともに一緒に相手へ送りましょう。

参考:取材依頼書のフォーマットは以下のエントリーで公開中です。
【取材依頼書 付き】テレワーク時代を乗り切ろう。Zoom取材を成功させるコツ

2.【取材前】自分の都合で開始を遅らせない

開始時間にあわせて速やかに始められるように、取材する側は開始前から万全な体制で臨むようにしてください。事前準備を怠り、直前で環境を整えようとしてパソコンがうまく起動しない、マシンやツールがかたまってしまったとならないように。取材する側の都合で開始が滞ることは、貴重な時間を割いて取材を受けてくれる相手に失礼でしかなく、待たせてはいけません。

3.【取材前】社内インタビューでトレーニングを積む

社外相手にオンライン取材をいきなりするのは不安です。オススメは社内インタビューを企画して、Web会議ツールを用いたオンライン取材を予行演習すること。社内の相手には、多少の失敗やもたつきは許容範囲としてもらい、トレーニングを兼ねた取材である前提も共有した上で実施します。

実際に取材本番を経験したからこそ気づくことは多いです。頭の中で描いた通りとならず、1や2の不備が本番での足かせとなることも生々しく実感できるでしょう。

参考記事:今日から使える~実践的、社内インタビューのすすめ

4.【取材前】おすすめは1対1

取材慣れしていない場合、1対1での実現が現実的です。1人を相手にした進行なら、複数人相手よりは進めやすく、1人の相手に集中して臨めるからです。現実的には、取材相手が広報担当者などとともに参加するケースも少なくありませんし、取材する側も複数人で臨みたいケースがあるでしょう。相手ありきでもありますが、取材の中心的なやり取りが1対1となることを意識して、取材企画を立て、セッティングを目指してください。

5.【取材前〜中】画面共有に頼らない準備をしておく

取材当日に画面共有を前提にしすぎた進行には用心しておきます。進行中に操作で躓いてしまうと、途端に焦ることになるからです。思っていたよりも操作に時間がかかったり、共有したいデータ数が多くて操作や画面の切り替えでもたつくと、取材より手元の作業に逼迫してしまいます。

そもそも取材用の共有データや資料の数は絞りましょう。参照する数が多いと相手にも負担です。それでも数が出る場合、質問リストや一部の資料は事前に共有し、相手の環境で見られる状態を作っておいてもらいましょう。

6.【取材前〜中】相手のコンディションへの想像を怠らない

取材する側は、相手に負担なく参加してもらえる選択肢を用意しましょう。例えば、相手側は音声だけの参加でもOKとする、などです。
また、画面に向き合う状態が続くと対面以上に疲れる側面があります。取材する側と取材される側のテンションの違いもあります。取材時間が30分を超える予定であれば、取材する側が率先して休憩時間を設けて、相手のコンディションを気遣ってください。30分経過したら5分休憩を入れたり、最初から時間割として休憩時間も組んで相手と共有しておくと、現場で切り出しやすいです

7.【取材中】相手を緊張させるなら、録画ツールは使わない

撮られている状況は相手を緊張させるものです。録画で無意識に相手に気を遣わせたり、身構えさせるくらいなら、現場では意図的に録画機能を用いないこと(相手にも「使わない」と伝えます)。Zoomなど録画が可能なWeb会議ツールは、取材する側には強力な武器ですが、取材を受けている相手には緊張感を増幅する機能とも言えるからです。相手次第ですが、音源確保には手元にあるICレコーダーなど代替策を用いましょう。

8.【取材中】進行上の沈黙はよくあること

オンライン取材では、お互いに顔の近くに画面があって、その画面に相手の顔が映し出される状況です。リアルの対面より相手の空気感がつかみづらく、質問や回答の切れ目に生じる沈黙が、過度に長く感じることもあるでしょう。さらに進行のもたつきが加わると、取材側の冷静さが奪われかねませんが、意外と質問を待つ側は、来るであろう質問への回答に思いを巡らしていて、気になっていないことがよくあります。場数や慣れに依存するところですが、「意外と相手は気にしていない」と思い出してください。

9.【取材後】改めてスケジュールを共有する

取材を終えたら、事前の取材依頼書で予定を伝えていても、相手が退出(ログアウト)する前に改めて口頭で今後の日程を共有しましょう。取材を踏まえて軌道修正が必要なら即座に判断もしながら、相手と変更内容を共有してください。終わった解放感に浸ってうやむやにせず、退出後にすぐ相手にメールを送信し、共有内容(今後のスケジュール)の履歴も残しましょう

10.【取材後】取材の反省は当日中に!

人は都合よく忘れます。「今日は相手に負担をかけてしまった」「自分の準備不足や想定外の展開で、うまく話を続けられなかった」など、思い当たった課題は忘れる前に書き出しましょう。箇条書きで構いません。次の取材機会でこの書き出しが活きます。振り返りのタイミングが遅れると、取材の手応えも反省すべき内容も忘れます。覚えているうちに反省し、次の機会で活かすというサイクルを徹底してください。

行動デザイン#1

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